Privacyverklaring

Versie: 1.1
Datum: 23 oktober 2026
Website: https://www.growsmartai.nl

1. Wie zijn wij?

GROWSMART AI is een online platform dat organisaties met AI-gerelateerde uitdagingen in contact brengt met studenten, starters en professionals met relevante AI-kennis en ervaring.

GROWSMART AI is een handelsnaam van GROWSMART Coaching VOF.

Onze bedrijfsgegevens:

• Handelsnaam: GROWSMART AI
• Onderneming: GROWSMART Coaching VOF
• KvK-nummer: 95040773
• Vestigingsplaats: Utrecht, Nederland
• Vestigingsadres: Ooftstraat 3a, 3572 HR Utrecht
• E-mailadres: info@growsmartai.nl
• Website: https://www.growsmartai.nl

GROWSMART Coaching VOF is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via GROWSMART AI worden verwerkt.

Wij vinden het belangrijk dat gebruikers begrijpen welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken, met wie wij ze delen en welke rechten zij hebben.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op bezoekers, geregistreerde organisaties, AI-talent en andere personen die via ons Platform contact met ons hebben.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens voor zover deze noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening of voor andere duidelijk omschreven, rechtmatige doeleinden.

2.1 Gegevens van geregistreerde gebruikers

Bij registratie en accountbeheer kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Voornaam en achternaam.
• E-mailadres.
• Accounttype en gebruikersrol.
• Account-ID.
• Gegevens over e-mailverificatie en accountstatus.
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor authenticatie en beveiliging.
• Datum en tijd van registratie.
• Vastgelegde acceptatie van Gebruiksvoorwaarden en eventuele afzonderlijke toestemmingen.

Wachtwoorden worden verwerkt via onze authenticatiedienst. Wij slaan geen leesbare wachtwoorden op in onze eigen profielendatabase.

2.2 Gegevens van organisaties

Wanneer iemand namens een organisatie gebruikmaakt van het Platform, kunnen wij verwerken:

• Organisatienaam en organisatietype.
• Sector en vestigingsplaats.
• Website van de organisatie.
• Naam en functie van de contactpersoon.
• Zakelijk e-mailadres en eventueel telefoonnummer.
• Informatie over geplaatste Challenges.
• Informatie over interesse- en kennismakingsverzoeken.
• Correspondentie en contactgeschiedenis.
• Factuurgegevens wanneer een betaalde bemiddeling tot stand komt.

2.3 Gegevens van AI-talent

Wanneer AI-talent een profiel aanmaakt, kunnen wij verwerken:

• Naam en contactgegevens.
• Talentcategorie: student, starter of professional.
• Opleidingsniveau, studierichting en eventuele onderwijsinstelling.
• AI-vaardigheden en specialisaties.
• Werkervaring en relevante projecten.
• Interessegebieden.
• Samenwerkingsvoorkeuren.
• Regio en beschikbaarheid.
• Optioneel opgegeven LinkedIn- of portfolio-informatie.
• Informatie over interesse- en kennismakingsverzoeken.
• Correspondentie rondom mogelijke samenwerkingen.

2.4 Challengegegevens

Bij het aanmaken van een Challenge kunnen wij verwerken:

• Beschrijving van het organisatorische vraagstuk.
• Huidige situatie en ervaren knelpunten.
• Gewenste resultaten.
• Beschikbare gegevens en middelen.
• Randvoorwaarden.
• Urgentie en projectverwachtingen.
• Gegenereerde en handmatig aangepaste Challenge-inhoud.
• Publicatiestatus en eventuele beheernotities.

Deze informatie kan persoonsgegevens bevatten wanneer gebruikers die zelf invoeren.

Wij vragen gebruikers daarom om geen onnodige persoonsgegevens, bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in te voeren.

2.5 Technische gegevens

Bij gebruik van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres.
• Browser- en apparaatgegevens.
• Tijdstippen van verzoeken.
• Inlog- en beveiligingsgebeurtenissen.
• Technische foutmeldingen.
• Functionele sessiegegevens.

Deze gegevens worden gebruikt voor het functioneren, onderhouden en beveiligen van het Platform.

2.6 Gegevens die wij via anderen ontvangen

Wij ontvangen persoonsgegevens in beginsel rechtstreeks van gebruikers.

Daarnaast kunnen wij zakelijke contactgegevens ontvangen via een organisatie, een door een gebruiker aangewezen contactpersoon of een zakelijke verwijzing.

Wanneer wij voor zakelijke acquisitie gegevens uit openbare professionele bronnen gebruiken, informeren wij betrokkenen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de rechten en belangen van betrokkenen.

Onze gerechtvaardigde belangen kunnen bestaan uit het beveiligen van het Platform, het voorkomen van fraude, het verbeteren van de dienstverlening en het zorgvuldig opvolgen van zakelijke contacten.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

4. Profielen en Challenges openbaar maken

GROWSMART AI is een platform waarop organisaties en AI-talent elkaar kunnen ontdekken.

Daarom kunnen bepaalde gegevens na publicatie zichtbaar worden voor anderen.

4.1 Openbare AI-talentprofielen

Een gepubliceerd talentprofiel kan onder meer bevatten:

• Een anonieme talent-ID.
• Talentcategorie.
• Professionele specialisatie.
• Vaardigheden.
• Opleidingsniveau en studierichting.
• Relevante ervaring en projectbeschrijvingen.
• Interessegebieden.
• Samenwerkingsvoorkeuren.
• Regio, indien openbaar opgegeven.
• Beschikbaarheidsstatus.

Niet-ingelogde bezoekers kunnen een beperkte profielweergave zien. Ingelogde organisaties kunnen meer professionele informatie bekijken.

De volgende gegevens worden niet standaard openbaar weergegeven:

• Volledige naam.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Exact woonadres.
• Persoonlijke LinkedIn-URL.
• Persoonlijke portfolio-URL.
• Niet-openbare accountinformatie.
• Interne beheernotities.

Een anonieme talent-ID betekent niet automatisch dat een profiel volledig anoniem is in de zin van de AVG. Een combinatie van opleiding, ervaring en projectinformatie kan soms alsnog tot herkenning leiden.

AI-talent krijgt daarom vóór publicatie de mogelijkheid de openbare profielweergave te controleren en te bevestigen.

4.2 Gepubliceerde Challenges

Organisaties kunnen hun Challenge publiceren nadat zij de openbare versie hebben gecontroleerd.

Gepubliceerde Challenges kunnen zichtbaar zijn voor bezoekers en geregistreerd AI-talent.

Contactgegevens van organisatievertegenwoordigers worden niet standaard openbaar weergegeven.

Organisaties blijven verantwoordelijk voor het controleren van de informatie die zij publiceren.

4.3 Direct publiceren en moderatie achteraf

Challenges en talentprofielen kunnen direct na bevestiging worden gepubliceerd.

GROWSMART AI kan gepubliceerde informatie achteraf controleren en, indien nodig, aanpassen in overleg met de gebruiker, beperken of offline halen.

Wanneer gebruikers hun inhoud offline halen, verdwijnt deze uit de reguliere openbare weergave. Dat betekent niet noodzakelijk dat alle gegevens onmiddellijk uit beveiligde administratieve systemen of back-ups zijn verwijderd.

5. AI en verwerking van Challenge-inhoud

GROWSMART AI gebruikt kunstmatige intelligentie om door organisaties aangeleverde antwoorden om te zetten naar gestructureerde Challenge-inhoud.

Bij deze verwerking kunnen de antwoorden op de intakevragen worden doorgestuurd naar een externe AI-dienstverlener.

De AI-functionaliteit is bedoeld om informatie samen te vatten, te ordenen en professioneel te formuleren.

De organisatie kan het resultaat zelf controleren en aanpassen.

Wij vragen gebruikers geen bijzondere persoonsgegevens, patiëntgegevens, vertrouwelijke klantinformatie of andere onnodig gevoelige informatie in te voeren.

Vóór publicatie te bevestigen:

• Welke AI-dienstverlener daadwerkelijk wordt gebruikt.
• Welke gegevens naar deze dienstverlener worden verzonden.
• Welke bewaartermijnen de dienstverlener hanteert.
• Of gegevens voor modeltraining kunnen worden gebruikt.
• Of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wij informeren gebruikers over de daadwerkelijke verwerking via de AI-dienstverlener en treffen passende contractuele en technische maatregelen.

6. Wie ontvangt persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijk verplicht is of op een andere geldige rechtsgrond berust.

6.1 Potentiële matchpartners

Bij een kennismakingsverzoek kan GROWSMART AI relevante profiel- en challenge-informatie gebruiken om te beoordelen of een introductie passend is.

Persoonlijke contactgegevens worden niet automatisch openbaar gemaakt.

Wanneer beide partijen een kennismaking willen aangaan, kunnen wij de daarvoor noodzakelijke contactgegevens met hen delen.

6.2 Technische dienstverleners

Wij maken voor het Platform gebruik van technische dienstverleners.

De huidige beoogde technische omgeving omvat:

• Lovable: ontwikkeling en ondersteuning van de website en applicatie.
• Supabase: databasefunctionaliteit, authenticatie en opslag.
• AI-dienstverlener: verwerking van intake-informatie voor het genereren van Challenge-inhoud.
• E-maildienstverlener: verzending van verificatie-, herstel- en andere functionele e-mails, indien ingeschakeld.

De precieze partijen, hun contractuele rol en de daadwerkelijke gegevensstromen worden vóór publicatie gecontroleerd.

Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist passende verwerkersafspraken.

6.3 Administratieve en professionele dienstverleners

Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met bijvoorbeeld een boekhouder, accountant, juridisch adviseur of andere professionele dienstverlener.

6.4 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van een rechtsvordering.

Wij verkopen geen persoonsgegevens van gebruikers aan derden.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Bij het gebruik van cloud-, e-mail- en AI-diensten kunnen persoonsgegevens mogelijk buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of toegankelijk zijn.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, waar vereist aangevuld met aanvullende maatregelen.

Vóór publicatie controleren: welke landen, dienstverleners en doorgiftemechanismen daadwerkelijk van toepassing zijn.

Gebruikers kunnen via info@growsmartai.nl informatie opvragen over de toepasselijke waarborgen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere rechtmatige reden langere bewaring vereist.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

Vóór publicatie moeten de concrete termijnen voor verwijderde accounts, inactieve profielen, matchverzoeken, tijdelijke gegevens en beveiligingslogs worden vastgesteld en technisch worden ingericht.

Wanneer persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze, tenzij verdere bewaring rechtmatig noodzakelijk is.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

GROWSMART AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de daadwerkelijke technische inrichting omvatten deze maatregelen onder meer:

• Beveiligde verbindingen.
• Authenticatie en toegangsbeheer.
• Scheiding tussen openbare en privégegevens.
• Rolgebaseerde toegang tot gegevens.
• Databasebeveiliging, waaronder Supabase Row Level Security.
• Beperkte toegang voor beheerders.
• Beveiligde opslag van authenticatiegegevens.
• Beveiligingsupdates en controle van technische kwetsbaarheden.
• Procedures voor beveiligingsincidenten.

Geen enkele digitale omgeving is volledig vrij van risico's.

Bij een beveiligingsincident beoordelen wij of sprake is van een datalek en of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokken personen wettelijk vereist is.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om het Platform goed te laten functioneren.

Functionele cookies

Deze kunnen noodzakelijk zijn voor:

• Inloggen en sessiebeheer.
• Beveiliging.
• Het onthouden van functionele instellingen.
• Het behouden van tijdelijke invoer tijdens een gebruikersworkflow.

Voor strikt noodzakelijke functionele cookies is doorgaans geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies

Wanneer wij analytische cookies gebruiken, beoordelen wij of hiervoor toestemming nodig is. Dit hangt onder meer af van de gebruikte techniek en de gevolgen voor de privacy.

Marketing- en trackingcookies

Voor niet-noodzakelijke trackingtechnieken vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Gebruikers kunnen dergelijke toestemming weigeren of intrekken.

Vóór publicatie: inventariseer welke cookies en vergelijkbare technieken daadwerkelijk op www.growsmartai.nl worden gebruikt, inclusief aanbieder, doel en bewaartermijn.

11. E-mails en communicatie

Wij kunnen gebruikers functionele e-mails sturen, zoals:

• Accountverificatie.
• Wachtwoordherstel.
• Bevestiging van een registratie.
• Meldingen over Challenges en talentprofielen.
• Updates over kennismakingsverzoeken.
• Noodzakelijke berichten over beveiliging of dienstverlening.

Deze communicatie is onderdeel van de werking van het Platform.

Voor afzonderlijke commerciële nieuwsbrieven of marketingberichten vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is, of gebruiken wij een andere toepasselijke wettelijke grondslag.

Gebruikers kunnen zich afmelden voor marketingcommunicatie.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en matching

GROWSMART AI kan eenvoudige filters en regels gebruiken om Challenges en talentprofielen beter vindbaar te maken.

De uiteindelijke beoordeling en begeleiding van kennismakingsverzoeken vindt plaats door GROWSMART AI.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over gebruikers die rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wanneer dit in de toekomst verandert, passen wij deze Privacyverklaring en waar nodig onze werkwijze aan.

13. Welke rechten heeft u?

Op grond van de AVG kunt u, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten uitoefenen:

1. Recht op inzage: opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
2. Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
3. Recht op verwijdering: verzoeken persoonsgegevens te verwijderen.
4. Recht op beperking: verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
5. Recht op overdraagbaarheid: bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen.
6. Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerkingen die op een gerechtvaardigd belang berusten, en tegen direct marketing.
7. Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking op toestemming berust.
8. Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming: voor zover van toepassing.

U kunt een verzoek indienen via:

info@growsmartai.nl

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren, maar vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Indien de AVG dat toestaat, kan deze termijn worden verlengd. Wij informeren u dan tijdig.

Niet ieder verzoek hoeft in alle omstandigheden te worden ingewilligd. Soms moeten wij bepaalde gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

14. Klachten over privacy

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@growsmartai.nl.

Wij proberen klachten zorgvuldig en in overleg op te lossen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Privacy van minderjarigen

GROWSMART AI richt zich in beginsel op gebruikers van 18 jaar en ouder.

Wanneer wij in de toekomst deelname van minderjarige studenten mogelijk maken, zullen wij vooraf beoordelen welke aanvullende informatie, waarborgen en eventuele toestemming vereist zijn.

16. Externe websites

Op het Platform kunnen links staan naar externe websites, bijvoorbeeld van organisaties, onderwijsinstellingen of professionele informatiebronnen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze externe websites.

Wij adviseren gebruikers de privacyverklaring van de betreffende website te lezen.

17. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie is beschikbaar op www.growsmartai.nl/privacyverklaring.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij geregistreerde gebruikers waar dat passend of wettelijk vereist is.

Wij vermelden bij iedere versie de datum van de laatste wijziging.

18. Contactgegevens

GROWSMART AI
Onderdeel van GROWSMART Coaching VOF
KvK-nummer: 95040773
Vestigingsplaats: Utrecht, Nederland
Vestigingsadres: Ooftstraat 3a, 3572 HR Utrecht
E-mailadres: info@growsmartai.nl
Website: https://www.growsmartai.nl

---

Einde Privacyverklaring – Versie 1.1